Het komt dagelijks je huis binnen en in de meeste gevallen heb je er niet eens om gevraagd. Onuitgenodigd ligt het daar en als je even niet oppast veroorzaakt het een gigantische chaos. Waar ik het over heb? Papier!
Het is onvermijdelijk en om papier onder controle te krijgen en te houden is het belangrijk, dat je dagelijks alle binnenkomende papierwerk ordent en opruimt. Stapel het niet op maar maak er een routine om het in ieder geval meteen te sorteren.
En als ik het over papierwerk heb, heb ik het niet alleen over de binnenkomende post, maar ook over de reclame, de uitnodigingen die je krijgt, de invulformulieren die je kind in zijn schooltas meekrijgt, documenten van het werk, etc.
Ook ontvangen e-mail is post! Hoewel dit niet daadwerkelijk in papiervorm wordt geleverd valt het wel onder de post. Maak dus ook je mailbox dagelijks leeg en kom in actie als dit verlangd wordt.
De manier om papier onder controle te krijgen
Het sorteren van alle papierkraam hoeft niet moeilijk te zijn. Er zijn namelijk maar 4 mogelijkheden waar het naar toe kan.
1 – Weggooien
Ik start met mijn favoriet en tevens de grootste groep: rommel! Papier waar je niets aan hebt, papier waarvoor geheel zinloos bomen zijn gekapt; reclame. De folders van de favoriete supermarkten waren vroeger makkelijk om je weekmenu mee te maken, maar tegenwoordig kun je alle reclamefolders en aanbiedingen online vinden.
Ik gebruik deze mogelijkheid dan ook royaal. Let er wel op dat je papieren met jouw gegevens erop kapot scheurt of door de versnipperaar haalt. De rest kan zo de ‘oud-papier-bak’ in en dat is nogal wat!
2 – Weggeven
Ook een favoriet van mij. Delegeren heet het ook wel. De rolverdeling voor wat betreft het papierwerk en de administratie is in ons huis als volgt; ik doe de betalingen en archiveer, en mijn man regelt alles wat ingevuld moet worden, teruggestuurd moet worden en waar over gebeld moet worden.
Dus ‘zijn taken’ verdwijnen dan ook in zijn postbak en dat maakt de stapel voor mij een stuk lichter. Dan hebben we ook nog kinderen die zelf post krijgen, dus het wordt met de dag makkelijker voor mij 😉
3 – Handelen
Helaas houdt het niet op bij de twee bovenstaande categorieën, je kunt immers niet alles weggooien of weggeven. Rekeningen zullen betaald moeten worden bijvoorbeeld. Of de brieven die niet kloppen of waar je niets van begrijpt en waar je een belletje aan moet wagen.
Er zijn ook papieren waarop á la minuut actie moet worden ondernomen. Dat kunnen bijvoorbeeld de invulstrookjes voor school zijn, of een handtekening die je moet zetten of een datum die je op de kalender moet zetten of in je planner moet noteren. Doe dit meteen, zodat je het niet hoeft te onthouden. Het is maar een kleine moeite en geeft een gerust gevoel.
Rekeningen die je moet betalen en brieven waarop je actie moet ondernemen, kun je bundelen. Het kost namelijk minder tijd als je dit in één keer doet dan wanneer je het meteen doet.
Reserveer één dag in de week (of in de maand) om die administratie bij te werken. Via het huishoudschema krijg je elke woensdag een reminder om je administratie te doen. Dit kost maximaal een halfuur als je het elke week bijhoudt, en daarna ook meteen archiveert.
4 – Bewaren
Er is ook post waarmee je niets hoeft te doen, maar wel moet of wilt bewaren. De definitieve aanslag van de belastingdienst bijvoorbeeld. Of het getuigschrift van je man.
Je bent echter wettelijk niet verplicht alle administratieve gegevens, zoals bankafschriften en loonstrookjes te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om je administratie in ieder geval die periode te bewaren. Dan heb je bewijsstukken voor als je het niet eens bent met een eventuele navordering.
Maak plek voor de papierwinkel
Als je dan alle papier onder controle hebt en alles gesorteerd hebt, heb je die vier stapels liggen. Het is dan ook handig om er ergens mee naartoe te kunnen, anders heeft het weinig zin gehad. Maak daarom een vaste plek in je huis waar je het kwijt kunt totdat je (op woensdag) de administratie gaat doen.
Oud papier gaat bij mij uiteraard meteen in de papierbak.
Post uit de andere drie categorieën leg ik gesorteerd in het daarvoor bestemde ‘postvak’. Dit zijn bij mij een aantal lades in de keuken.
Zorg ervoor dat je niet hoeft te zoeken naar papieren als je je ineens iets herinnert. Het voorkomt ook dat je juist iets vergeet en zo onnodige kosten of irritatie veroorzaakt.
Hoe houd jij je papier onder controle? Slingert het overal of heb je een vaste plek? Doe jij de administratie per week of per maand?
Nieuwe challenge
In januari organiseer ik een korte challenge om met je financiën aan de slag te gaan. Deze is uiteraard gratis. Ik ben nog druk met alle voorbereidingen, maar kom er binnenkort op terug en zal je dan uitgebreid voorlichten over het hoe en wat.
Wil je meedoen of meer informatie?
2 Comments
Comments are closed.
Bij mij gaat het zo : de reclameblaadjes bekijk ik en gaan rechtstreeks de ‘oud papier’ doos in. Alles wat onmiddellijk weg kan krijgt daar een plaatsje. De facturen die gaan in een postbakje en schrijf ik over de dag van de week dat ik administratie kan doen. Dit bakje staat bij mij in de berging op het schap. Daarna gaan ze in een map waarop staat ‘facturen 2020’. Zo heb ik ook een map van 2019. Die van 2018 maak ik leeg. Ik bewaar dus niets dat ouder is dan 1 jaar.
De papieren die ik moet bewaren gaan ook in een map waarop staat ‘belangrijke documenten om te bewaren’.
Lukt het me niet wekelijks om de administratie te doen dan om de 2 weken.
De sticker ‘reclame, nee bedankt’ helpt al flink om de papierstapel te verkleinen. En als ik op ‘t toilet zit maak ik mijn mailbox vrij van alle reclamemail, zodat ik daarna alleen de belangrijke dingen moet bekijken. Lijkt idioot om dat op wc te doen maar is wel effectief😉. Smartphones kunnen ook makkelijk zijn.